Come aprire agenzia organizzazione eventi
Organizzare eventi significa curare nei minimi dettagli iniziative pubbliche o private, garantendo il successo di una manifestazione con l'aiuto di buon gusto e contatti giusti.
Per aprire un'agenzia di organizzazione di eventi, non avete bisogno di grossi investimenti finanziari ma soprattutto di un'attitudine personale, caratteriale e di buone doti di gestione. Il lavoro può essere svolto anche in ufficio o da casa e la maggior parte degli impegni si risolvono via internet.
È anche vero però che il lavoro off-line sarà quello fondamentale ed in grado di fare la differenza con una necessaria cura di ogni aspetto nei minimi dettagli. Eppure, nonostante i costi ridotti, avviare un'agenzia di organizzazione eventi vi potrà dare la possibilità di abbracciare un bacino di utenti davvero vasto e perciò di fare bei guadagni.
Sarà possibile organizzare eventi di ogni genere come ricevimenti, matrimoni, feste private, catering, feste aziendali, sagre, ricevimenti, concerti, mostre, meeting aziendali, serate di beneficenza, sfilate, gare sportive e non solo. Questo significa riuscire ad accaparrarsi un numero enorme di utenti.
E' importante considerare l'investimento iniziale che volete fare per la nuova attività e prevedere tutti gli aspetti di un lavoro molto complesso, ma altrettanto gratificante. Prima di iniziare con la guida, vorremmo consigliarti la lettura di altri articoli simili che spiegano come avviare numerose altre attività.
I passaggi burocratici per aprire un'agenzia di organizzazione di eventi
Per dare il via ad un'agenzia di organizzazione di eventi è necessario aprire una partita IVA e iscriversi alla Camera di Commercio locale in modo da riuscire ad avere tutto in regola da un punto di vista fiscale per fatturare ai propri clienti quanto dovuto.
Successivamente, bisogna scegliere una sede per la propria agenzia e comunicare l'inizio delle attività al comune di competenza. Solo dopo, potrete procedere con l'iscrizione presso INPS e INAIL in modo da garantire a voi stessi ed ai vostri dipendenti, il versamento dei contributi pensionistici e l'assicurazione per infortuni sul lavoro.
I costi di gestione in questa fase possono arrivare a circa di 15, 20mila euro, scegliendo una sede da arredare con gusto ma con spese abbastanza contenute. Nella scelta della sede, sarà opportuno trovare una zona di passaggio ed abbastanza elegante dove però ci sia anche la comodità di un parcheggio per i visitatori e la possibilità di creare una sala espositiva per permettere ai clienti di scegliere eventuali rifornimenti per le loro manifestazioni. In alternativa potreste aprire l'agenzia di organizzazione eventi anche solo online ma sarà comunque necessario avere la Partita Iva e prevedere l'iscrizione agli enti previdenziali.
L'importanza della formazione in un'agenzia di organizzazione di eventi
Per gestire un'agenzia di organizzazione di eventi è opportuno seguire un corso in materia. Organizzare eventi non è così semplice: non a caso sono stati istituiti specifici corsi di laurea su questa delicata attività. Tra le altre cose, esistono anche alcuni master di secondo livello che permettono di sviluppare, attraverso molta pratica e poca teoria, tutte le incombenze che coloro che vogliono entrare in questo business devono conoscere e saper risolvere.
Una volta scelto un ente di fiducia in cui proseguire il proprio percorso di studi, bisognerà allora essere al passo coi tempi in merito a materie concernenti la comunicazione, i principi di marketing per gli eventi, diverse tipologie di kermesse, gestione di uffici stampa e organizzazione sotto ogni aspetto.
Inoltre, non bisogna dimenticare l'opportunità di organizzare anche gli aspetti fiscali e di budget di ogni evento e quindi sarà opportuno seguire un corso di project management in modo tale da essere a conoscenza di tutti gli aspetti assicurativi e legislativi dell'evento. Servirà redarre sempre un business plan dell'evento per avere il controllo di ogni aspetto e tenere sotto chiave le spese dei vostri clienti.
Il personale e la scelta dei fornitori per un'agenzia di organizzazione eventi
Coloro che vogliono entrare in questo settore non possono certo fare tutto da soli, ma avranno bisogno di assumere del personale con contratti a progetto oppure a tempo determinato. Prima di scegliere i collaboratori ideali, è opportuno fare una selezione che tenga conto delle loro capacità professionali e organizzative, ma soprattutto della loro creatività e disponibilità. In più, sarà importante anche avere nel proprio staff un rappresentante che possa mettersi in contatto con i principali fornitori del settore e che riesca ad avere da loro dei prezzi vantaggiosi per le vostre offerte. Questo sarà un passaggio cruciale per organizzare eventi di “classe” a prezzi vantaggiosi.
Promuovere un'agenzia di organizzazione di eventi
Per promuovere un'agenzia di organizzazione di eventi è opportuno realizzare un sito internet che garantisca visibilità in rete (come ad esempio il portale eventonic.it). Vi servirà quindi il supporto di un webmaster ed un Seo consultant, ma anche di un esperto di web marketing per creare la campagna pubblicitaria giusta connessa al vostro nuovo sito.
Il consiglio è anche quello di sponsorizzare se stessi con pubblicità su giornali, radio, tv, riviste, volantini e soprattutto nelle fiere di settore. E' importante, anche prendere in considerazione tutte le facce del sponsorizzazione dell'agenzia: sarà importante farsi conoscere non solo dagli utenti finali, ma anche dai fornitori che potranno interfacciarsi con voi per partecipare ai vostri eventi con un vantaggio reciproco.
Un altro fattore importante per la promozione di agenzie di organizzazione di eventi è quello di iscriversi in web directory di categoria che possano aprire le porte a nuove partnership con altri settore di competenza.
Come gestire un'agenzia di organizzazione di eventi
Sebbene i costi iniziali non siano alquanto alti, c'è da dire che la gestione di un'agenzia di organizzazione di eventi richiede comunque molto impegno lavorativo proprio in termini di dispendio energetico. Potrebbe essere necessario il supporto di molti consulenti e collaboratori. L'attività è sempre “da sviluppare”: sarà quindi necessario creare una rete di contatti e stabilire accordi con operatori del settore, in modo tale da riuscire ad avere tutto sotto controllo nella fase organizzativa di ogni tipologia di evento.
Tra le attività da tenere sotto controllo e da sviluppare ci sono:
- la gestione del marketing;
- la gestione della sicurezza di ogni evento;
- la gestione del parcheggio e dei trasporti;
- la gestione delle location e del catering;
- la segreteria e il coordinamento del personale;
- la gestione del versante web di ogni manifestazione;
- l'organizzazione audiovisiva di ogni evento.
In ogni lavoro che dovrete svolgere, tenete di tenere sotto controllo tutti questi aspetti e quindi sarà necessaria la collaborazione di più persone tra cui anche un team manager in grado di coordinare ogni aspetto della manifestazione che state organizzando.
Le prospettive di guadagno di un'agenzia di organizzazione di eventi
Creando la giusta rete di contatti e iniziando ad avere successo e in alcune manifestazioni pilota, l'agenzia di organizzazione di eventi potrebbe diventare un'ottima fonte di guadagno per chi decide di lanciarsi in questo nuovo business. Il bacino di utenti che potrebbe essere interessato ai servizi di questo genere è talmente ampio che le prospettive sono davvero infinite. Sarà importante però scegliere un settore di competenza specifico e cercare di focalizzarsi su quello, prima di passare a nuove sfide alternative che permetteranno di raddoppiare i vostri guadagni nell'arco del tempo.
