Software di contabilità: come funziona e a cosa serve

Avere a disposizione un buon software di contabilità consente alle aziende, anche a quelle molto piccole, di organizzare al meglio le spese, le scadenze fiscali, le attività quotidiane, le paghe, ecc.

In commercio sono oggi disponibili numerosi programmi per la contabilità, tra i quali è bene scegliere quello più adatto a rispondere alle proprie necessità; le caratteristiche più interessanti da considerare sono varie, tenendo anche conto delle esigenze della singola realtà aziendale.

Come funziona un software di contabilità

Un programma per la contabilità di tipo tradizionale si installa sul server dell’azienda e sui singoli terminali in ufficio. Consente di digitalizzare buona parte dei processi, integrando all’interno della gestione della contabilità anche tutto ciò che riguarda la fatturazione elettronica. Inoltre, oggi è possibile scegliere programmi che utilizzano il cloud, come ad esempio il software per la contabilità proposto da weclapp: invece di utilizzare un programma installato sul singolo terminale, questa tipologia di soluzione consente di accedere online a un’unica piattaformache consente di gestire comodamente tutte le attività quotidiane.

Le aree gestionali che possono utilizzare questo tipo di software sono varie, a partire dalla comune contabilità: dalle spese, ai ricavi, fino alle paghe dei dipendenti. Altri ambiti che possono giovare di un software per la contabilità sono quelli che riguardano controlling, solleciti di pagamento, fatturazione e preparazione dei report di cassa.

Perché usare un apposito programma

Solitamente sono le grandi aziende a utilizzare software di contabilità e gestionali complessi, che comprendono la gran parte delle attività amministrative in un singolo ambiente. In realtà oggi si trovano programmi adatti all’utilizzo da parte di qualsiasi tipologia di azienda, che si tratti di una grande multinazionale o di un’impresa a gestione familiare.

Infatti, che si debba eseguire un bonifico per pagare un fornitore o tenere sotto controllo le spese effettuate per ottenere un prodotto, un software di contabilità ben sviluppato consente di gestire tutte le attività nel modo migliore possibile: questo è vantaggioso anche per le piccole realtà, che possono così raggiungere un’operatività quotidiana più snella, veloce e scevra da errori.

Scegliere un programma per la contabilità

Abbiamo quindi visto come qualsiasi azienda, di qualsiasi dimensione, trae giovamento da un buon programma per la contabilità. È vero però anche che ogni realtà dovrebbe scegliere secondo criteri del tutto individuali.

Esistono tipologie molto eterogenee di questo tipo di programmi, dai software di fatturazione per professionisti, a quelli progettati per le piccole imprese che aderiscono a regimi forfettari, fino a quelli pensati per le grandi aziende, comprendenti numerosi collaboratori e settori interni ed esterni.

Alcuni programmi oggi disponibili sono costruiti modularmente: la singola azienda può acquistare anche solo le componenti che più le interessano, valutando in un secondo momento se implementare altri ambiti o meno.

Le caratteristiche essenziali

Esistono poi caratteristiche di base che risultano essenziali e interessanti per qualsiasi azienda. A partire dalla facilità di utilizzo del singolo software: è ormai finita l’era in cui le aziende che offrivano programmi di contabilità erano costrette a proporre alle aziende anche un corso per uno o più collaboratori.

Oggi i software devono offrire un’interfaccia utente semplice e intuitiva, in modo da poter essere utilizzati sin dal primo minuto dopo l’eventuale installazione. Come accennato, è particolarmente comodo avere a disposizione un software che opera sul cloud: in questo modo non serve installare il programma su un terminale in ufficio e i dati, documenti, fatture e così via, saranno disponibili per la consultazione da qualsiasi luogo, senza dover per forza accedere all’azienda.

Come cambiano le esigenze aziendali nel tempo

Il 2020, con la sua massiccia introduzione dello smart working anche nel nostro Paese, ha proposto alle imprese nuove sfide. La principale deriva dal fatto che un rilevante numero di dipendenti abbia iniziato lavorare da casa: alcune realtà non erano in alcun modo pronte a un’eventualità di questo genere.

In questo il cloud ha rappresentato e sta rappresentando una risorsa di grande aiuto, perché affidando al singolo dipendente le credenziali adatte gli si permette di avere a casa tutti gli strumenti cui accedeva dall’ufficio, senza la necessità di installare fuori dall’azienda software di proprietà.

Oltre a questo, oggi sempre più spesso è importante avere a disposizione strumenti per lavorare in team, senza che necessariamente tutti i membri siano presenti nel medesimo luogo.

Scadenze e fatturazione

Tra i compiti più importanti che devono oggi svolgere coloro che si occupano di contabilità troviamo la fatturazione, per lo più elettronica, e la gestione delle scadenze fiscali. Sotto questo punto di vista, l’utilizzo di un buon software per la contabilità è particolarmente essenziale.

Questo tipo di strumento infatti permette una gestione completadel processo di fatturazione elettronica, dalla compilazione dei documenti fino alla predisposizione di un data base dei clienti e dei fornitori o all’invio dei solleciti di pagamento. Buona parte di queste attività, comprese quelle che riguardano lo scadenziario fiscale, possono essere automatizzate, evitando così errori o ritardi.

Con una Pubblica Amministrazionesempre più connessa alla rete e che prevede una serie di adempimenti effettuabili anche attraverso internet, avere a disposizione un buon software che permetta di occuparsi facilmente di queste incombenze è essenziale.

Cos’è il cloud

I programmi che operano sul cloud sono oggi una realtà sempre più diffusa. Eppurenon tutti, anche in ambito aziendale, hanno ancora un’idea precisa di cosa sia il cloud o di quali siano i vantaggi correlati alla possibilità di utilizzarlo. In sostanza, il cloud è uno spazio online, che si può condividere come meglio si crede, messo a disposizione da aziende che si occupano di software o di gestione dei dati.

Un’azienda che usa un software sul cloud, come abbiamo già accennato, può ad esempio evitare di dover installare un programma sui terminali in azienda, ottenendo invece delle credenziali per l’accesso a una piattaforma e a dei dati disponibili sul web. Le credenziali possono essere cedute ai dipendenti, modificando anche il tipo di accessibilità che garantiscono. In questo modo un venditore potrà rendere disponibile all’azienda un contratto appena firmato senza dover rientrare in ufficio, per fare un esempio pratico.

I dati, i documenti, i report, sono accessibili da ovunque, in alcuni casi anche tramite smartphone. Una vera e propria rivoluzione nel modo di utilizzare i software in azienda.