La conservazione sostitutiva delle fatture: in cosa consiste
Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per le Pubbliche Amministrazioni, il Legislatore italiano ha dovuto affrontare il “problema” della conservazione delle fatture redatte ed inviate mediante l’uso di supporti informatici. Il sempre più crescente utilizzo delle fatture elettroniche nei rapporti commerciali tra le imprese e le Pubbliche Amministrazioni ha reso necessario implementare un sistema atto a conservare, ad archiviare e a rendere consultabili nel tempo i documenti informatici.
Ed è per far fronte a questa esigenza che il Legislatore ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico il sistema della conservazione sostitutiva delle fatture.
Un complesso di procedure informatiche che culmina con la conservazione e con l’archiviazione definitiva dei documenti. Ma come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e quali sono i passaggi che conducono all’archiviazione dei documenti?
In cosa consiste la conservazione sostitutiva delle fatture?
Così come disciplinata dal Legislatore, la conservazione sostitutiva riesce a garantire, nel corso del tempo, la validità legale della fattura digitale. Chi emette la fattura dovrà solo preoccuparsi di rispettare i principi e i criteri tecnici dettati dal Legislatore italiano. In particolare, dopo aver redatto la fattura elettronica in formato XML, bisognerà apporre la firma digitale alla fattura stessa: solo in questo modo il documento avrà lo stesso valore legale del documento cartaceo.
Il terzo fondamentale passaggio che condurrà alla conservazione sostitutiva delle fatture consiste nella indicizzazione del documento a cui vengono assegnati indici e dati strumentali per la sua archiviazione. Tra i citati dati ricordiamo: il numero della fattura, la partita IVA del destinatario, la data di sua emissione.
Successivamente dovrà essere chiuso il lotto di conservazione: una procedura, questa, che culmina con l’apposizione della firma elettronica qualificata e della marcatura temporale.
L’ultimo passaggio che conduce alla conservazione sostitutiva delle fatture è completamente regolato dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva: è tale soggetto, infatti, che si occupa dell’apposizione della marca temporale. Un passaggio, questo, reso possibile grazie alla connessione al sistema esterno di una Certificate Authority.
La fattura elettronica archiviata mediante la procedura della conservazione sostitutiva può essere conservata, come previsto nel nostro ordinamento giuridico, per 10 anni.
