ERP: cosa significa e differenza tra ERP e software gestionale

Un software gestionale e/o un ERP (Enterprise resource planning) in un'azienda rappresenta un valido strumento il cui scopo è quello di gestire settorialmente al meglio ogni comparto produttivo, aumentandone il rendimento.

Ormai, non esiste (o almeno non dovrebbe esistere) attività che non acceleri e ottimizzi il lavoro attraverso questi programmi pensati proprio per dare una marcia in più all’azienda e alla sua produzione.

Non avere un simile sistema di gestione avanzato può voler dire infatti operare in modo svantaggioso rispetto ai competitors, e rallentare pertanto la propria corsa nel mercato di riferimento. Al contempo il lavoro aziendale nel suo insieme tende ad essere poco efficiente e a rimanere in una posizione stantia anziché crescere e progredire.

In commercio si possono trovare numerose soluzioni gestionali tra cui scegliere, programmi cioè in grado di incanalare l’attività imprenditoriale nel modo più adatto e personalizzato possibile. Ma per imparare a fare la scelta giusta devi innanzitutto sapere quale differenza, terminologica e di sostanza, sussiste tra un ERP e un software gestionale. Sapere quali sono i fattori distintivi tra le due tipologie di programmi è importante in quanto in base a quello per cui opti cambia il modo di organizzare il lavoro e di conseguenza tutta l’azienda.

Un errore commesso nel linguaggio comune è quello di usare ERP e software gestionale come due sinonimi, quando invece struttura e sistema delle due tipologie di programma cambiano in maniera considerevole. Per quanto infatti possano esistere delle similitudini, il divario tra i due è notevole.

Software ERP: cos’è e differenza concettuale con il software gestionale

L’ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, è un software pensato per la gestione integrata e compilata di tutti i processi aziendali.

Esso supporta sia la gestione operativa dell’attività, sia la parte direzionale e strategica dell’impresa. In questo modo il flusso di lavoro scorre in modo più agevole e la produttività generale in azienda cambia in meglio. Optare per un ERP vuol dire automatizzare ed ottimizzare le varie fasi produttive, sia dei processi aziendali, sia trasversalmente dei diversi dipartimenti.

E infatti, stiamo parlando di gestionali organizzati come delle vere e proprie piattaforme integrate che consentono di gestire tutto in maniera sinergica e coerente, elaborando e utilizzando i dati attraverso un unico database centralizzato. Possiamo insomma concludere dal punto di vista concettuale dicendo che un ERP è una tipologia avanzata e completa di software gestionale.

Di contro quindi, un software gestionale è un comune applicativo, comunque ben sviluppato, ma attraverso il quale l’azienda riesce agestire alcune funzioni o attività aziendali.

È possibile individuare e scegliere un software gestionale in base alle dimensioni, in quanto il software è pensato per gestire solo alcune attività o alcune parti dei processi aziendali, e in base al livello di supporto che viene garantito all’azienda, dal momento che un gestionale o è operativo, o è strategico o è direzionale (ad esempio puoi farti un'idea su libertycommerce.it dove puoi trovare una serie di software gestionali adatti a numerose attività e aziende).

In un certo senso possiamo dire che si tratta di programmi settoriali, che non riescono a barcamenarsi tra un comparto aziendale e l’altro, per cui non mettono nulla in collegamento, ma raccolgono semplicemente i dati in essi inseriti.

Differenze tra un software ERP e un gestionale tradizionale

Quando un’azienda decide di affrontare un cambiamento organizzativo e decide di snellire tutti i processi produttivi, diventa fondamentale capire quale dei due sistemi su descritti risulta essere migliore per le proprie esigenze.

Ovviamente se si ambisce ad un cambiamento che possa portare una collaborazione dei vari settori interni all’azienda, risulta essere quasi scontato optare per un software ERP, in quanto più avanzato.

Questo perché, contrariamente ad un gestionale comune, un ERP si contraddistingue per:

• La capacità di integrare tra loro tutte le funzioni;

• Il vantaggio di avere una struttura modulare;

• La funzionalità di controllo attivo tramite workflow;

• La capacità di raccogliere dati (data mining) e analizzarli (business intelligence).

Capacità di integrare tra loro tutte le funzioni

Un software gestionale tradizionale come abbiamo avuto modo di anticipare tende ad essere settoriale nel senso che si occupa solo di una parte delle funzioni necessarie all’azienda, o quantomeno di funzioni appartenenti ad un comparto aziendale piuttosto che ad un altro.

Optando per un gestionale del genere dovresti averne diversi, uno per la produzione, uno per la contabilità, uno per la vendita e così via. La qual cosa potrebbe creare non poche difficoltà: rischi infatti la duplicazione dei dati e l’incoerenza delle informazioni riguardanti gli stessi processi, nonché tante altre discrasie.

Di contro invece, un ERP ha lo scopo di concatenare tra loro i vari settori produttivi, in modo tale che tutti i collaboratori abbiano accesso ai dati e alle informazioni inerenti alla vendita, alla produzione, e possano meglio gestire il loro lavoro.

Un ERP, oltre a migliorare la comunicazione tra i vari dipartimenti aziendali, è in grado di aggiornare il database in tempo reale quando un utente compie un’operazione evitando la duplicazione dei dati. Al contempo permette di avere sempre sotto controllo la situazione aziendale globale.

Struttura modulare

Se i gestionali classici sono pensati per svolgere operazioni inerenti ad un solo processo, gli ERP hanno un valore aggiunto. Sono cioè dei sistemi che si compongono di più applicativi, hanno molti moduli integrati, ognuno dei quali si dedica ad una funzione specifica. Tutti questi moduli non sono fini a loro stessi, bensì operano in funzione dell’altro, in maniera ottimizzata e reciproca.

Questa struttura modulare consente di lavorare con maggiore flessibilità oltre a dare la possibilità in fase di sviluppo di configurare il sistema secondo le proprie specifiche esigenze.

Ogni gestionale ERP viene infatti modificato e realizzato su misura per adattarsi nel miglior modo possibile alle reali esigenze operative, direzionali e strategiche dell’azienda che lo utilizza.

Controllo attivo tramite workflow

Dal punto di vista direzionale e strategico, un gestionale comune sa immagazzinare le informazioni e le mette poi in un secondo momento a disposizione per una eventuale consultazione. Ma fondamentale raccoglie semplicemente i dati e li conserva. L'ERP invece opera attivamente sul workflow aziendale, interagisce con l’utente suggerendo li azioni compiere e automatizzando in tutto o in parte i processi aziendali.

In questo modo cala il rischio di commettere errori e di ritrovarsi di fronte a sprechi produttivi, migliorando così i tempi di lavoro, la gestione delle risorse materiali e umane.

I nuovi ERP, inoltre, sono capaci di tracciare ogni azione svolta dagli utenti all’interno dei vari applicativi garantendo la qualità dei processi.

Raccolta e analisi dati

Un software gestionale semplice raccoglie i dati, li archivia e basta, come poc’anzi spiegato. L’ERP invece elabora i dati inseriti, dopo averli raccolti li analizza e li propone a chi utilizza il programma al momento più opportuno.

Detto in altri termini va ad elaborare l’insieme dei dati grezzi per adattarli ai vari modelli funzionali e alle strategie aziendali. In tal modo si rende più efficiente la produzione, si incrementano le vendite, e si gestisce meglio il piano marketing.

Non solo migliorano i processi, ma si ottimizzano anche gli strumenti, le azioni e le risorse. Tende a crescere la produttività e quindi, in ultimo, si vive un progresso  generale del business.

Ultime considerazioni

Volendo dunque trarre qualche piccola conclusionein merito alla differenza tra ERP e gestionale tradizionale, il concetto di base, distintivo tra i due tipi di programmi, è uno: processo.

I sistemi ERP sono pensati per la coesione dei processi aziendali e per diventarne parte integrante, invece il gestionale classico non ha un ruolo attivo nei processi aziendali, ma è mero raccoglitore di dati.

Per chi ambisce ad un miglioramento produttivo, la scelta pare ovvia. Se un gestionale classico offre una semplice soluzione tecnica atta ad espletare la documentazione relativa a uno o più ambiti di attività, un ERP ha una marcia in più,  in quanto va ben oltre.