Come avviare e aprire un'agenzia viaggi

Avere un’agenzia di viaggi potrebbe essere la strada giusta per una nuova avvincente attività che combina il desiderio di guadagno e l’amore per il viaggio. L’agente di viaggio è una figura professionale molto affascinante e che può regalare enormi soddisfazioni, grazie alla quale si possono scoprire posti meravigliosi meritevoli di essere visitati e non solo.

I primi passi per aprire un’Agenzia Viaggi

Come prima cosa, dovrai sicuramente stabilire se convenga di più aprire un’agenzia di viaggi indipendente oppure se affidarsi ad un’impresa madre attraverso il franchising.

Parliamo di due strade completamente differenti tra loro, non solo per struttura, ma anche per gli investimenti che dovrai affrontare.

1. Per quanto riguarda il franchising, l’agenzia di viaggi deve essere costruita affrontando delle spese che possono anche mantenersi su una cifra che varia da 20 a 40.000€. L’azienda madre infatti mette a disposizione tutto quello che serve all’affiliato per riuscire a costruire il suo punto “vendita” viaggi. L’obbligo che di converso l’agenzia di viaggi si impegna a rispettare nei confronti della ditta franchisor è di raggiungere dei risultati annuali, nel rispetto delle regole propinate per lo svolgimento delle attività. Di arredamento, software gestionale e pacchetti viaggi si occuperà l’azienda, che potrebbe non consentire all’affiliato di personalizzare l’attività. In qualunque momento la ditta madre si propone di dare aiuto agli affiliati, cercando tra le altre cose di garantire un determinato standard di guadagno. Sul web si trovano miriadi di agenzie viaggi madri che propongono affiliazioni convenienti, per cui se hai deciso per questa opzione, spulcia su internet i migliori brand.

2. Se invece sei uno spirito libero e non ami dover sottostare a regole altrui, dovresti preferire l’agenzia di viaggi indipendente. Per fare ciò sappi che devi abilitarti al titolo di direttore tecnico (o al massimo devi assumere un professionista che possa ricoprire tale ruolo). Si tratta della figura professionale che si occupa della conduzione aziendale, della struttura organizzativa di tutto il lavoro. Per cui necessariamente dovrai avere una serie di requisiti, stabiliti per legge.

Abilità e conoscenze per avviare un'agenzia turistica

Abbiamo accennato al fatto che per avere un’agenzia viaggi si deve essere detentori di un titolo abilitativo o avere del personale qualificato. Tra i requisiti, è fondamentale conoscere almeno due lingue straniere, oltre ad avere un’infarinatura generale sulla legislazione vigente e sulla tecnica turistica.

Sarebbe altrettanto opportuno avere delle conoscenze di amministrazione e organizzazione delle agenzie di viaggio, corredate da un’ottima conoscenza delle fonti normative e dei principi giuridici che regolano il settore.

Ritornando al discorso del titolo di direttore tecnico, sappi che se non vuoi assumere una persona qualificata, devi tu in prima persona sostenere un esame, fissato con ricorrenza annuale in ogni regione italiana. Sarà poi titolo preferenziale aver maturato una precedente esperienza di lavoro in un’agenzia turistica.

Iter burocratico per aprire un'agenzia di viaggi

Circa l’iter burocratico come prima cosa sappi che la forma giuridica dell’agenzia di viaggi può essere sia una società di persone che una società di capitale. Tutto dipende dalla disposizione economica che si possiede e da quanto grande intendi impostare la tua attività.

Se hai bisogno di maggiori informazioni in merito, un buon commercialista può indirizzarti verso una scelta quanto più consapevole possibile.

Comunque sia, devi assolvere a degli adempimenti più generici del caso e cioè, dovrai:

1. aprire la partita IVA presso l'Agenzia delle Entrate competente;

2. iscrivere la tua nuova attività nel Registro delle Imprese, presso la locale Camera di Commercio;

3. iscriverti all’INPS per effettuare il versamento dei contributi previdenziali.

Dopodiché potrai passare al secondo step burocratico ovvero presentare i documenti presso gli uffici della Provincia (o del Comune, a seconda degli specifici regolamenti) come la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (S.C.I.A.). Quest’ultima deve essere corredata di altri documenti.

In primis c’è la stipula di una polizza assicurativa che possa tutelare te e i clienti da qualunque imprevisto. In secondo luogo devi presentare il documento attestante la costituzione di un deposito cauzionale, il cui importo è stabilito a livello regionale. Esso serve come una sorta di garanzia da possibili future sanzioni a tuo carico (se proprio non te la senti di un deposito cauzionale, in alternativa, c’è anche la fidejussione di un istituto di credito o di una compagnia assicurativa). Infine non deve mai mancare la dichiarazione in cui si indica il direttore tecnico dell’agenzia, regolarmente abilitato a tale ruolo.

Dal momento che ogni città e ogni paese potrebbe avere delle regole particolari per aprire una qualunque attività, si consiglia comunque di prendere informazioni presso il comune in cui si intende aprire l’agenzia di viaggi, per capire se ti occorre qualche adempimento ulteriore a quello indicato.

Assumere personale per la tua agenzia di viaggi

Qualunque sia la tua scelta, tra franchising e agenzia indipendente, potresti avere bisogno di personale. Non si tratta di assumere dei collaboratori a caso con competenze generiche, ma bisogna trovare dipendenti con delle skills specifiche.

Inizialmente magari potresti anche non necessitare di un aiuto, ma se il lavoro inizia ad incrementare potrebbe volerci qualcuno che ti dia una mano. Per i primi tempi comunque potrebbe andare bene anche un collaboratore part-time che si rechi in sede ad orari prestabiliti per renderti più fluido il lavoro.

Ricorda che un impiegato addetto al settore turistico deve avere delle competenze specifiche e deve rimanere in costante aggiornamento. Innanzitutto deve avere una conoscenza approfondita del mercato turistico, sia nazionale che internazionale, ma deve sapere anche come si compilano gli itinerari e avere grande familiarità con le prenotazioni alberghiere e dei mezzi di trasporto.

Come te, anche i collaboratori dovrebbero avere conoscenza di un paio di lingue straniere, e devono avere un’autonomia tale da saper risolvere un eventuali problemi verificatosi nei pacchetti viaggi venduti o nelle prenotazione di aerei o treni.

L’impiegato di un’agenzia viaggi deve anche sapersi porre bene con il pubblico, stabilendo un contatto diretto con il suo cliente utilizzando sempre doti come gentilezza e pazienza.

La scelta dei locali

Importante è poi la scelta del locale. Per un’agenzia viaggi ci vuole una zona del paese molto trafficata. L’idillio sarebbe aprire il punto all’interno di un centro commerciale, atteso che secondo alcune statistiche le agenzie viaggi che guadagnano di più sono quelle site proprio in un centro commerciale (anche se un locale in affitto qui costa davvero parecchio).

Se dovessi decidere di aprire un’agenzia turistica in città, scegli una zona centrale. Ti basta un piccolo locale con pochi metri quadri di superficie. Sarebbe ancora meglio se si trovasse in una zona con parcheggio o un’area pedonale, per rendere più agevole al potenziale cliente di farti visita.

Dato poi l'attuale momento, dovresti anche aprire un sito web per mettere a disposizione di internatuti promozioni e offerte da non lasciarsi sfuggire, come ad esempio last minute e last second su crociere, su vacanze in villaggi turistici e anche perchè no su weekend e viaggi in coppia romantici (per quest'ultima tipologia ti consigliamo di spulciare il portale viaggioincoppia.com) . Attualmente sono più le persone infatti che si affidano al web per trovare la vacanza dei sogni che non quelle che si recano fisicamente presso un'agenzia viaggi.

Costi e investimento iniziale per avviare un'agenzia di viaggi

Un ultimo punto di cui devi tener conto per aprire un’agenzia viaggi fa riferimento all’aspetto economico.

Quanto ci vuole per avviare una simile attività? Sappi che avrai bisogno di un budget minimo di 30/50 mila euro tra documentazione, affitto del locale, contratti e primi pagamenti delle utenze, assunzione del personale, ristrutturazione e acquisto di mobili, attrezzature e personal computer.

Per chi volesse fare poi le cose in grande, ci sono anche altre spese come quelle per la pubblicità e per la creazione e manutenzione dell’indispensabile sito web che, come  abbiamo già avuto modo di spiegare, è una manna dal cielo. Funziona come una vetrina e sarà un ottimo biglietto da visita per i clienti.

I costi che devi affrontare cambiano in base a che tu decida di aprire un’agenzia indipendente o un’agenzia in franchising. Nel primo caso avrai molte più spese da sostenere, come l’affitto del locale, le spese fisse e ricorrenti, senza dimenticare poi le utenze, il costo dei computer e del software ed, eventualmente, quello degli stipendi dei dipendenti.